Der Workflow zur Veröffentlichung von Dokumenten

Dokumente aus der elektronischen Akte werden über einen Workflow veröffentlicht. 

Der Workflow zur Veröffentlichung von Dokumenten

Dokumente und Daten, die im Transparenzportal veröffentlicht werden sollen, können bereits in Liefersystemen vorliegen, die dauerhaft verfügbar und von extern zugänglich sind. Diese sogenannten selbst-persistierenden Liefersysteme werden über Schnittstellen an das Transparenzportal angeschlossen.

Andere Inhalte des Portals können nicht auf diesem Wege angebunden werden. Hierzu zählt in den Behörden vorliegendes Schriftgut. Die Verwaltung dieser Textdokumente findet in der FHH über eine elektronische Aktenverwaltung (Eldorado = Elektronische Dokumentenverwaltung für Registraturen auf der Basis von teradoc©) statt.

Um diejenigen Dokumente, die veröffentlicht werden sollen, zugänglich zu machen, steht den Mitarbeitenden der FHH ein elektronischer Arbeitsprozess (Workflow) zur Verfügung, der mittels Microsoft SharePoint 2013 umgesetzt ist.
Im Workflow bearbeitet der zuständige Sachbearbeiter die Metadaten, z.B. Titel, Stichwort oder die Beschreibung. Ist dieser Schritt abgeschlossen, wird geprüft, ob Schwärzungen nach dem HmbTG, z.B. von persönlichen Daten oder Geschäftsgeheimnissen, vorgenommen werden müssen.

Nach Abschluss dieses Schrittes erfolgt die Freigabe für das Transparenzportal. Anschließend wird das Dokument mit den dazugehörigen Metadaten an den Zentralen Speicher übertragen.

Neben den an die elektronische Akte angebundenen Workflows steht den veröffentlichenden Stellen auch ein Upload-Workflow zur Verfügung. Dieser Workflow wird beispielsweise zur Veröffentlichung von weiterverarbeitbaren Datensätzen oder zur Veröffentlichung durch öffentliche Unternehmen genutzt.

Manuelle Bereitstellung der Daten