Wie gelangen Daten und Dokumente in das Transparenzportal?
Informationen, die unter das Transparenzgesetz fallen, liegen in der Verwaltung in unterschiedlichen Formaten und Fachsystemen vor. Für das Transparenzportal wird angestrebt, möglichst viele Informationen automatisiert über maschinelle Schnittstellen anzubinden, um den manuellen Aufwand zu verringern und eine schnellstmögliche Veröffentlichung im Transparenzportal zu ermöglichen. Daten und Dokumente können über zwei Wege, bzw. automatisiert oder manuell, an das Transparenzportal übermittelt werden.
Automatisierte Veröffentlichung
In der Freien und Hansestadt Hamburg werden viele Daten in sogenannten „Fachverfahren“ organisiert und vorgehalten. Solche Systeme, die im Zusammenhang mit dem Transparenzgesetz Liefersysteme genannt werden, können mithilfe von technischen Schnittstellen automatisiert abgerufen werden.
Für die Anbindung an das Transparenzportal wurden zum Teil vorhandene Infrastrukturen genutzt. So wurden die meisten Geodaten über die Geodaten-Infrastruktur des Landesbetriebs Geoinformation und Vermessung angebunden. Für andere Systeme wurden individuelle Schnittstellen programmiert. Insgesamt wurden so 57 Liefersysteme an das Transparenzportal angebunden.
Bei der Anbindung von Liefersystemen wird zwischen Systemen, die ihre Daten selbst dauerhaft speichern können und online verfügbar sind und solchen Systemen, in denen eine dauerhafte Speicherung und Erreichbarkeit nicht ohne Einschränkungen gewährleistet ist, unterschieden. Bei online zugänglichen Systemen werden lediglich die Metadaten, beispielsweise Titel, Datum oder veröffentlichende Stelle, in das Metadatenregister CKAN übernommen. Der Zugriff auf die Ressourcen des Datensatzes, z.B. auf ein PDF-Dokument, erfolgt in diesem Falle über eine Verlinkung zum jeweiligen Liefersystem.
Ist keine dauerhafte Erreichbarkeit des Liefersystems gegeben, werden die Daten vollständig in einem separatem Speicher, dem Zentralen Speicher, abgelegt.
Manuelle Veröffentlichung
Liegen Dokumente und Daten nicht bereits in einem Liefersystem vor, werden sie manuell durch den jeweiligen Sachbearbeiter in das Transparenzportal eingestellt. Hierzu zählt in den Behörden vorliegendes Schriftgut. Die Verwaltung dieser Textdokumente findet in der FHH über eine elektronische Aktenverwaltung (Eldorado = Elektronische Dokumentenverwaltung für Registraturen auf der Basis von teradoc©) statt.
Um diejenigen Dokumente, die veröffentlicht werden sollen, zugänglich zu machen, steht den Mitarbeitenden der FHH ein elektronischer Arbeitsprozess (Workflow) zur Verfügung, der mittels Microsoft SharePoint 2019 umgesetzt ist.
Im Workflow bearbeitet der zuständige Sachbearbeiter die Metadaten, z.B. Titel, Stichwort oder die Beschreibung. Ist dieser Schritt abgeschlossen, wird geprüft, ob Schwärzungen nach dem HmbTG, z.B. von persönlichen Daten oder Geschäftsgeheimnissen, vorgenommen werden müssen.
Nach Abschluss dieses Schrittes erfolgt die Freigabe für das Transparenzportal. Anschließend wird das Dokument mit den dazugehörigen Metadaten an den Zentralen Speicher übertragen.
Neben den an die elektronische Akte angebundenen Workflows steht den veröffentlichenden Stellen auch ein Upload-Workflow zur Verfügung. Dieser Workflow wird beispielsweise zur Veröffentlichung von weiterverarbeitbaren Datensätzen oder zur Veröffentlichung durch öffentliche Unternehmen genutzt.